Dropbox là một trong những công cụ lưu trữ đám mây. Một số ưu điểm của các phần mềm, công cụ lưu trữ đám mây nói chung và Dropbox nói riêng xuất hiện trên thị trường những năm gần đây như sau:
– Các công cụ lưu trữ đám mây đều miễn phí cung cấp cho bạn một không gian lưu trữ trực tuyến lên đến 2,5 GB và có độ bảo mật cao (Nếu nhu cầu lưu trữ trực tuyến của bạn lớn thì bạn sẽ phải trả tiền để mua thêm dung lượng lưu trữ).
– Đồng bộ tức thì dữ liệu giữa máy tính và máy chủ đám mây thông qua mạng internet.
– Hỗ trợ liên kết với các thiết bị di động thông minh của bạn, giúp các thao tác với công việc như gửi e-mail, đọc và chỉnh sửa tài liệu, chia sẻ trực tuyến trở nên dễ dàng hơn.
– Hỗ trợ tối đa cho những người thường xuyên làm việc nhóm hoặc sử dụng nhiều máy tính khác nhau.
– Công cụ lưu trữ đám mây hỗ trợ bạn lấy lại những file cũ mà bạn đã nhỡ tay xóa bỏ hoặc chỉnh sửa và save (không thể undo được bằng cách thông thường).
Giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu do các nguyên nhân khách quan như mất máy tính, hỏng ổ cứng,…
Khai thác tốt những lợi ích của phần mềm lưu trữ Dropbox để ứng dụng vào công việc sẽ hỗ trợ chúng ta rất nhiều trong lưu trữ hồ sơ, dữ liệu cũng như chia sẻ những tài liệu phục vụ cho hợp tác công việc. Cá nhân tôi, từ khi sử dụng và làm quen với ứng dụng tiện lợi này gần như tôi đã bỏ đi thói quen sử dụng USB và không phải mang máy tính xách tay về nhà làm thêm buổi tối sau giờ làm việc ở cơ quan. Thực sự, việc sử dụng một thiết bị lưu trữ di động như USB là vô cùng tiện lợi nhưng cũng đi kèm những rủi ro như máy tính có thể lây nhiễm virus từ một máy tính khác, thiết bị USB có thể hỏng do bị vào nước, vỡ, hoặc thất lạc. Từ nay, khi đã làm quen với công cụ lưu trữ này, khi muốn copy dữ liệu hoặc làm việc ở một máy tính khác, chúng ta chỉ cần có một tài khoản Dropbox đã đăng ký và đường truyền internet kết nối. Trong thời đại hiện nay, khi môi trường công nghệ đã phổ biến tới đa số người dùng, sự thay đổi trong thói quen lưu trữ, bảo quản và khai thác tài liệu để phục vụ nhu cầu của chúng ta là vô cùng cần thiết và hữu dụng đối với những người thường xuyên làm việc nhóm hoặc phải sử dụng nhiều máy tính khác nhau. Vì vậy tôi muốn giới thiệu việc cài đặt và sử dụng tiện ích này cho các đồng nghiệp và những người muốn sử dụng.
Để sử dụng được dịch vụ này, trước tiên bạn cần truy cập vào website:
https://www.dropbox.com/downloading?src=index để download ứng dụng “Dropbox.exe” về máy tính. Quá trình cài đặt sẽ diễn ra sau khi chúng ta hoàn thành việc tải ứng dụng về máy.
Bước cài đặt kết thúc, bạn đã có ứng dụng Dropbox phục vụ sao lưu trên máy tính. Một hộp thoại hiện ra sẵn sàng cho việc sử dụng
Bước tiếp theo bạn cần đăng ký một tài khoản lưu trữ để có thể sử dụng dịch vụ lưu trữ này dễ dàng ngay trên máy tính. Click vào biểu tượng Sign up và điền đầy đủ thông tin để đăng ký cho mình một tài khoản. Sau đó, bạn cần đăng nhập email đã đăng ký và hoàn thành bước kích hoạt để tài khoản này chính thức được hoạt động.
Việc đăng ký hoàn thành, chúng ta cần thiết lập bổ sung để chọn nơi lưu trữ dữ liệu an toàn. Chúng ta sẽ không lưu trữ dữ liệu theo tùy chọn mặc định của phần mềm tại “C:\Users\Administrator\Dropbox” bởi vì khu vực mặc định này thuộc phân vùng C: của máy tính và sẽ mất đi khi cài đặt lại hệ điều hành. Do vậy, chúng ta sẽ chọn một trong các phân vùng còn lại trên máy tính.
Sau khi hoàn tất mọi thứ, bạn cần làm quen với cách thức làm việc của dịch vụ. Bạn sẽ được cung cấp một folder (thư mục) trên máy tính trong đó chứa toàn bộ dữ liệu của bạn lưu trữ trên đám mây Dropbox.
Vấn đề sử dụng cũng cực kỳ đơn giản, bạn chỉ việc copy và dán dữ liệu vào folder của Dropbox thay vì phải qua nhiều khâu upload ở giao diện website.
Lưu ý: Sau khi chép dữ liệu vào folder, ứng dụng Dropbox sẽ cần một ít thời gian để đồng bộ chúng lên bộ nhớ lưu trữ của máy chủ đám mây.
Từ bây giờ, chúng ta có thể thao tác trực tiếp với dữ liệu, tài liệu ngay trong chính folder mang tên Dropbox này. Mọi thao tác của chúng ta đối với dữ liệu sẽ được cập nhật và sao lưu lên máy chủ đám mây của Dropbox và cung cấp trở lại cho chúng ta nếu cần.
Ngoài ra, chúng ta có thể khai thác thêm nhiều tính năng hữu ích của công cụ lưu trữ đám mây Dropbox như: Chia sẻ dữ liệu trực tuyến với người dùng khác, khôi phục dữ liệu bị xóa nhầm hoặc đã bị chỉnh sửa trên máy tính,…
- Chia sẻ dữ liệu trực tuyến: Để chia sẻ dữ liệu trực tuyến với người dùng khác hỗ trợ cho làm việc nhóm, chúng ta có thể chia sẻ trực tiếp tại folder Dropbox trong máy tính, việc này khá đơn giản. Click chuột phải vào dữ liệu cần chia sẻ, chọn mục Share trong menu vừa hiện ra
Cửa sổ hỗ trợ chia sẻ dữ liệu hiện ra, bạn chỉ cần nhập tên người dùng Dropbox (nếu đã có sẵn) hoặc địa chỉ e-mail của người mình muốn chia sẻ vào mục Name or email.
Việc chia sẻ hoàn tất, một cửa sổ sẽ hiện ra để thông báo cho chúng ta biết được những người nào đang được chia sẻ dữ liệu từ tài khoản Dropbox của bạn.
Ngoài ra, có một cách thú vị để có thể dễ dàng thao tác với các loại tài liệu phục vụ công việc trong trường hợp không có máy tính cá nhân bên cạnhchính làmở trực tiếp thư mục lưu trữ online của Dropbox trên trình duyệt như Chrome, Cốc Cốc, Firefox,… Sau khi đăng nhập vào tài khoản của mình tại trang chủ Dropbox, bạn có thể dùng chức năng Drag & Drop (Kéo và Thả) các file từ thư mục trực tuyến của Dropbox xuống máy tính mình đang sử dụng. Sau khi hoàn thành các thao tác chỉnh sửa đối với tài liệu của mình, chúng ta có thể thực hiện ngược lại quá trình Drag & Drop các file từ máy tính vào thư mục trực tuyến của Dropbox để tiến hành upload và lưu trữ sau khi sửa đổi. Mọi thay đổi của tài liệu chúng ta đã chỉnh sửa trên máy tính khác sẽ được cập nhật trở lại vào máy tính cá nhân có cài đặt ứng dụng Dropbox. Mẹo này giúp chúng ta có thể linh động xử lý công việc mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải có máy tính cá nhân bên cạnh.
- Khôi phục các dữ liệu bị xóa nhầm, thất lạc:Trong trường hợp muốnkhôi phục dữ liệu bị xóa nhầm hoặc đã bị chỉnh sửa trên máy tính, chúng ta cần đăng nhập vào trang chủ của Dropbox: https://www.dropbox.com/; Click chuột phải vào trang web, chọn mục “Show deleted files” để xem lại những file đã xóa khỏi Dropbox trong vòng 30 ngày trở lại.
Tiếp tục click chuột phải vào những file đã xóa trước đây, chọn “Restore…” nếu muốn khôi phục lại hoặc “Permanently delete…” nếu muốn xóa bỏ vĩnh viễn. Dữ liệu sau khi phục hồi sẽ được trả lại về đúng vị trí lưu trữ trước thời điểm xóa trên máy tính.
- Phục hồi lại trạng thái dữ liệutrước khibị chỉnh sửa:Một chức năng khá thú vị của công cụ lưu trữ đám mây Dropbox nữa là khôi phục lại trạng thái dữ liệu trước khi bị chỉnh sửa. Chúng ta không thể làm được điều đó trên Windows vì ổ cứng HDD không có chức năng backup dữ liệu theo thời gian. Để khôi phục lại những dữ liệu đã bị chỉnh sửa trên máy tính, tại giao diện website của Dropbox, chúng ta click chuột phải vào file đã bị chỉnh sửa, chọn mục “Previous versions” để xem những phiên bản trước khi bị chỉnh sửa. Nếu muốn tải về máy tính các phiên bản cũ của dữ liệu, bạn có thể lựa chọn theo từng Version dựa trên khoảng thời gian từ lúc dữ liệu bị chỉnh sửa đến thời điểm hiện tại.
Với sự phổ biến của mạng internet hiện nay, khả năng kết nối giữa các thiết bị thông minh cầm tay như smartphone, tablet,… với máy tính càng ngày càng mở rộng. Kho ứng dụng khổng lồ của Google apps hay App store đã cung cấp những phiên bản di động của các công cụ lưu trữ trực tuyến như Dropbox, Google Driver,… nhằm phục vụ tốt nhu cầu làm việc, lưu trữ và chia sẻ mọi lúc, mọi nơi. Trong khuôn khổ bài hướng dẫn này, chúng ta đã khai thác một số tính năng nổi bật và hữu ích của công cụ lưu trữ đám mây Dropbox. Để ứng dụng vào công việc đạt hiệu quả tốt nhất, bạn nên trải nghiệm thực tế ứng dụng và tìm hiểu thêm một số tính năng thú vị khác để tích hợp vào kho phần mềm của mình.
TH: Nguyễn Xuân Công
Comments are closed.